Administración y finanzas
El programa incluye dentro de sus actividades la ejecución de procesos administrativos a través del desarrollo de políticas, procedimientos y orientaciones para cada uno de los integrantes de la FCDS, con el fin de estandarizar y orientar las acciones necesarias para el cumplimiento de las metas establecidas en cada uno de los programas y proyectos.
A nivel financiero el programa centra sus esfuerzos en la definición de lineamientos, procedimientos y manejo de operaciones financieras, económicas y contables, que permitan la correcta ejecución de los recursos financieros provenientes de diferentes fuentes y donantes.
Garantizando la transparencia en la ejecución de estos, y detectando de manera permanente los riesgos que pueden afectar a la organización, fomentando la implementación de estrategias que permitan disminuirlos asegurando la adaptabilidad a los cambios del entorno sin afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la FCDS en el marco de los proyectos que ejecuta. De manera permanente garantiza un adecuado reporte a cada una de sus fuentes de financiación y donantes a través de mecanismos de seguimiento y documentación certificados y estandarizados.
El programa de administración y finanzas se encarga de orientar y liderar la implementación de los diferentes procesos administrativos y financieros necesarios para avanzar en el cumplimiento de las metas establecidas en los diferentes Programas a nivel subnacional, nacional y regional garantizando trazabilidad en los mecanismos de reporte y verificación.
PROCESOS ADMINISTRATIVOS NACIONALES Y REGIONALES
El equipo establece los lineamientos y políticas que permiten estandarizan los procesos de adquisiciones a través de la adquisición de bienes y servicios requeridos para desarrollo de las actividades técnicas y administrativas, los procesos garantizan la calidad, transparencia y pertinencia en la escogencia de los bienes y servicios; las políticas son de obligatorio cumplimiento en las diferentes escalas de intervención de la FCDS.
PROCESOS FINANCIEROS Y CONTABLES
El equipo establece mecanismos de manejo de operaciones financieras, económicas y contables, a través de la definición de políticas, procesos y procedimientos necesarios para una correcta y transparente ejecución de los recursos, incluye dentro de sus herramientas de manejo de recursos y certificaciones de disponibilidad presupuestal, software certificado, que facilitan el seguimiento registro y control de presupuestos, ejecución de recursos y auditoria de los mismos. El equipo además lidera el desarrollo de auditorías contables y administrativas establecidas en el marco de los convenios y proyectos en curso.
GESTIÓN DOCUMENTAL
A través de un permanente proceso de documentación de cada una de las actividades y procesos establecidos en el marco de los lineamientos administrativos y financieros, se garantiza la disponibilidad de la información de manera organizada, garantizando a las auditorias y a las autoridades competentes el acceso a la información necesaria para el soporte a cada uno de los procesos. Esto además permite garantizar el cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos.
SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
En la FCDS la Política se Seguridad y Salud en el Trabajo, está orientada al fomento de la cultura preventiva y del autocuidado, implementando aquellas acciones que por Ley están establecidas procurando siempre la integridad física de sus trabajadores y contratistas mediante el control de riesgos, el mejoramiento continuo de los procesos y la protección del medio ambiente.
CONTROL INTERNO
La implementación de un sistema de calidad y gestión integrado, que permita definir políticas, procesos y procedimientos que centren la planificación y el liderazgo basado en procesos que permitan anticipar y tener procesos de gestión del riesgo a partir de información documentada para llegar a modelos de excelencia empresarial. Esto permite además integrar al área, procesos de planificación y control de cambios a través del cumplimiento de principios de calidad.
MONITOREO Y SEGUIMIENTO
En el marco del cumplimiento de las actividades, metas y estrategias pactadas en cada uno de los proyectos de la FCDS se han establecido indicadores de diferentes niveles. Para hacer seguimiento a estos, se ha establecido un sistema y equipo que permite documentar y actualizar de manera continua los soportes documentales necesarios para este seguimiento y permanente reporte a los donantes y socios clave.
FORMULACIÓN DE PROYECTOS
El desarrollo de las metas y estrategias establecidas en cada uno de los programas, requiere financiación para consolidar los compromisos que se han establecido con las comunidades locales y los socios clave en cada uno de los paisajes en los que se trabaja. En este sentido continuamente se hace búsqueda de mecanismos que financiación que permitan avanzar en cada uno de estos compromisos a través de la formulación de proyectos que permitan una sostenibilidad de las actividades.
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Permite avanzar en la definición de elementos estratégicos e instrumentos de gestión e información, que faciliten la alineación de equipos empleando lenguajes comunes basados en la misma información para ayudar a identificar alternativas provechosas y de valor para la organización. Involucrando además el quehacer de cada miembro para garantizar que todos estén direccionados hacia el cumplimiento de las metas establecidas en cada uno de los programas a partir de objetivos estratégicos medibles en el corto, mediano y largo plazo.
